Deducir bien es de las formas más simples y legales de pagar menos impuestos. El problema es que muchos negocios dejan de deducir gastos que sí podían, o deducen otros que el SAT termina rechazando. Aquí te explicamos la regla completa, sin tecnicismos.
¿Qué es un gasto deducible?
Es un gasto que puedes restar de tus ingresos antes de calcular el impuesto. No te devuelven ese dinero: lo que hace es reducir la base sobre la que pagas.
Un ejemplo rápido. Si tu negocio facturó $500,000 en el año y tuviste $180,000 en gastos deducibles bien comprobados, pagas ISR sobre $320,000, no sobre $500,000. Si esos mismos $180,000 los gastaste pero no los puedes comprobar, pagas impuesto sobre los $500,000 completos. El dinero salió igual de tu bolsa; la diferencia es solo el papeleo.
Los 4 requisitos que debe cumplir
No basta con que sea un gasto del negocio. Para que el SAT lo acepte necesita:
- Ser estrictamente indispensable para tu actividad.
- Tener CFDI válido a tu nombre, con tu RFC, régimen fiscal y uso de CFDI correctos.
- Estar pagado por medio bancario si rebasa $2,000: transferencia, cheque nominativo, tarjeta de crédito o débito. En efectivo no es deducible. En combustible aplica siempre, aunque sea menor a $2,000.
- Estar registrado en tu contabilidad y con las retenciones e impuestos trasladados correctamente.
"Estrictamente indispensable": el filtro que más deducciones tumba
Es el requisito más importante y el peor entendido. Significa que el gasto tiene que estar ligado a cómo tu negocio genera ingresos. La prueba es simple: ¿podrías explicarle a un auditor por qué sin ese gasto tu actividad se vería afectada?
Una computadora para un despacho de diseño lo es. Una camioneta para una constructora lo es. Una pantalla para la sala de tu casa, aunque la hayas pagado con la cuenta del negocio, no lo es. Y aquí está el punto fino: el mismo gasto puede ser deducible en un giro y no en otro. Por eso no existe una lista universal, sino una lógica que hay que poder sostener.
Gastos que sí puedes deducir
- Sueldos, salarios y cuotas del IMSS e Infonavit.
- Renta del local, oficina o bodega.
- Luz, agua, internet y teléfono del negocio.
- Honorarios de profesionistas (contador, abogado, consultores).
- Papelería, insumos y mercancía.
- Publicidad y marketing.
- Combustible y mantenimiento de vehículos del negocio.
- Seguros y fianzas del negocio.
- Equipo de cómputo, mobiliario y maquinaria (vía depreciación, no de golpe).
- Intereses de créditos usados en la actividad.
Gastos con tope (ojo aquí)
Algunos sí son deducibles, pero solo en parte:
- Restaurantes: únicamente el 8.5% del consumo, y pagado con tarjeta.
- Automóviles: la inversión se deduce hasta un tope (alrededor de $175,000; mayor para eléctricos e híbridos). Lo que exceda no se puede deducir.
- Viáticos: solo si hay viaje fuera de tu zona, con comprobantes y dentro de los límites de ley.
- Donativos: limitados a un porcentaje de tu utilidad y solo a donatarias autorizadas.
Lo que NO es deducible
- Gastos personales o de la familia (el error más común).
- Multas y recargos fiscales.
- Cualquier gasto sin CFDI, o con una factura mal emitida.
- Pagos en efectivo mayores a $2,000.
- Compras a proveedores en la lista negra del 69-B del SAT.
No confundas: gastos del negocio vs. deducciones personales
Son cosas distintas y mezclarlas causa muchos problemas. Los gastos del negocio se deducen durante todo el año contra tus ingresos por actividad. Las deducciones personales las aplican las personas físicas una vez al año, en la declaración anual, y son otra lista:
- Honorarios médicos, dentales, de psicología y nutrición.
- Gastos hospitalarios, lentes graduados y estudios clínicos.
- Primas de seguros de gastos médicos mayores.
- Intereses reales de tu crédito hipotecario.
- Aportaciones complementarias para el retiro.
- Gastos funerarios, donativos y transporte escolar obligatorio.
- Colegiaturas (por decreto, con topes propios por nivel educativo).
Casi todas tienen un límite global: el menor entre el 15% de tus ingresos totales o cinco UMA anuales. Y hay una regla que tumba muchas: los gastos médicos deben pagarse por medio electrónico. Pagaste al doctor en efectivo, no se deduce, aunque tengas la factura.
El error que más caro sale
Mezclar el dinero personal con el del negocio. Cuando todo sale de la misma cuenta, se vuelve imposible separar qué era deducible y qué no, y en una revisión el SAT rechaza lo que no puedas justificar. Tener cuentas separadas es lo más barato que puedes hacer por tu contabilidad.
El segundo error más caro es pedir la factura "después". Muchos comercios ya no la emiten pasado el mes, y una vez cerrado el ejercicio no hay forma de recuperar esa deducción. La regla práctica: factura en el momento, o el gasto no existe fiscalmente.
Deducir bien no es buscarle la vuelta a la ley: es aprovechar lo que la ley ya te permite. La diferencia entre un negocio que deduce bien y uno que no puede ser de miles de pesos al año.
Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir un gasto pagado en efectivo?
Solo si no rebasa los 2,000 pesos. Por encima de ese monto la ley exige pago por transferencia, cheque nominativo o tarjeta. En combustible se exige medio bancario siempre, sin importar el importe.
¿Qué pasa si perdí la factura de un gasto?
Sin CFDI el gasto no es deducible, aunque puedas probar que lo pagaste. Si la factura aún puede emitirse, pídela de inmediato: muchos comercios cierran la posibilidad al terminar el mes.
¿Los gastos personales cuentan como deducibles?
No para el negocio. Las personas físicas sí pueden aplicar deducciones personales (médicos, colegiaturas, hipoteca, retiro) pero solo en la declaración anual y con un límite global.
¿Cuánto de un consumo en restaurante puedo deducir?
Únicamente el 8.5% del consumo, y siempre que se haya pagado con tarjeta. El resto no es deducible.