La contabilidad electrónica es una de las obligaciones que más dudas genera entre empresas y profesionistas en México. En pocas palabras: es tu misma contabilidad, pero en archivos XML con un formato específico que el SAT puede revisar. Aquí te explicamos qué es, quién está obligado, qué se envía y cuándo, sin tecnicismos.
¿Qué es la contabilidad electrónica?
Es el registro de tus operaciones contables en formato digital (XML), siguiendo las especificaciones del Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal. Nace del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, que obliga a llevar la contabilidad en medios electrónicos y a ponerla a disposición del SAT en sus formatos oficiales.
No es un impuesto nuevo ni un trámite aparte: es tu contabilidad de siempre, ordenada de una forma que el SAT pueda leer y cruzar con tus facturas.
Llevarla y enviarla no son lo mismo
Esta distinción causa mucha confusión. Llevar contabilidad electrónica significa registrar tus operaciones en un sistema que pueda generar los archivos en el formato del SAT: eso aplica a prácticamente todos los contribuyentes con actividad empresarial. Enviarla es subir esos archivos al portal cada mes, y de esa obligación sí hay exentos.
Dicho de otro modo: aunque no tengas que mandarla, tu contabilidad debe estar en orden y disponible si el SAT te la pide.
¿Quién está obligado a enviarla?
Como regla general, están obligadas la mayoría de las personas morales y las personas físicas con actividad empresarial o profesional.
No están obligados a enviarla:
- Personas físicas en el RESICO (Régimen Simplificado de Confianza). Ojo: las personas morales en RESICO sí están obligadas.
- Quienes registran sus operaciones en el aplicativo “Mis cuentas” del SAT.
- Asalariados (personas con ingresos únicamente por sueldos y salarios).
- Ciertos contribuyentes de ingresos bajos, según las reglas de excepción vigentes.
Si no tienes claro en qué grupo caes, conviene confirmarlo: tanto enviar de más como dejar de enviar te puede traer problemas.
¿Qué se envía? Los 3 componentes
- Catálogo de cuentas. La lista de tus cuentas contables, cada una ligada a un código agrupador que publica el SAT en el Anexo 24. Se envía la primera vez y solo cuando cambie.
- Balanza de comprobación. El resumen de saldos y movimientos de cada cuenta. Es el archivo que se envía cada mes.
- Pólizas y auxiliares. El detalle de cada movimiento. No se envían de rutina: solo cuando el SAT los solicita (una revisión, una devolución o una compensación de impuestos).
El código agrupador: la parte que más se equivoca
Cada cuenta de tu catálogo debe amarrarse a un código del SAT que dice qué tipo de cuenta es. Es lo que le permite a la autoridad comparar la contabilidad de miles de empresas bajo un mismo lenguaje, sin importar cómo cada quien numere sus cuentas.
Si amarras mal ese código —por ejemplo, clasificas un gasto como activo— tus archivos se envían sin error aparente, pero tu contabilidad le cuenta al SAT una historia distinta a la real. Ese descuadre es de los que aparecen años después, justo cuando pides una devolución.
¿Cuándo se envía?
La balanza de comprobación es mensual y el plazo corre a partir del segundo mes posterior al periodo que reportas:
- Personas morales: dentro de los primeros 3 días del segundo mes siguiente.
- Personas físicas: dentro de los primeros 5 días del segundo mes siguiente.
El catálogo de cuentas se envía junto con la primera balanza, y se vuelve a mandar únicamente si cambia.
¿Cómo se envía?
Los archivos XML se comprimen en ZIP con una nomenclatura oficial (tu RFC, el año, el mes y el tipo de archivo) y se suben en el portal del SAT, en el apartado de contabilidad electrónica, firmando el envío con tu e.firma. Al terminar, el sistema devuelve un acuse.
Guarda ese acuse. Es tu única prueba de que cumpliste en tiempo, y es lo primero que te van a pedir si más adelante hay una aclaración.
¿Qué pasa si no la envías?
No cumplir tiene costo. Las multas por no enviar la contabilidad electrónica —o enviarla incompleta o fuera de tiempo— van desde alrededor de $8,050 y hasta cerca de $24,130 pesos por cada incumplimiento, y se pueden acumular mes con mes.
Pero el golpe más caro no suele ser la multa, sino lo que se traba después: las devoluciones de IVA se detienen, las compensaciones se rechazan y tu opinión de cumplimiento sale negativa, que es justo el documento que te piden para firmar contratos grandes o participar en licitaciones.
Cómo lo hacemos simple en Consultiem
Con nuestra plataforma propia, el catálogo, la balanza y las pólizas se generan en el formato XML oficial a partir de tu contabilidad del día a día. Nosotros armamos los archivos, los revisamos y los presentamos en tiempo, para que tú no tengas que pelearte con el Anexo 24 ni con las fechas.
Preguntas frecuentes
¿Quién no está obligado a enviar contabilidad electrónica?
Las personas físicas en RESICO, quienes usan el aplicativo Mis cuentas y los asalariados. Ojo: las personas morales en RESICO sí están obligadas.
¿Cada cuándo se envía la balanza de comprobación?
Cada mes. Las personas morales dentro de los primeros 3 días del segundo mes siguiente al periodo, y las personas físicas dentro de los primeros 5 días.
¿Tengo que enviar las pólizas todos los meses?
No. Las pólizas y auxiliares solo se entregan cuando el SAT las solicita, por ejemplo en una revisión o al tramitar una devolución o compensación.
¿Cuánto es la multa por no enviarla?
Va desde alrededor de 8,050 y hasta cerca de 24,130 pesos por cada incumplimiento, y puede acumularse mes con mes. Además frena devoluciones y afecta tu opinión de cumplimiento.